La mayoría de nosotros, recibimos y enviamos múltiples correos electrónicos al cabo del día.

Si utilizas el email para comunicarte con amigos o clientes, puedes aplicar algunas sencillas técnicas de PNL para maximizar el efecto de tu comunicación por correo electrónico.

En general, tendemos a sentirnos más cómodos con las personas que se parecen nosotros. Nos inclinamos a pensar que esto se debe a intereses compartidos o algún otro tipo de compatibilidad.

Desde la PNL sabemos que hay elementos específicos de nuestros patrones de comunicación que crean lazos que son tan influyentes o más que los intereses compartidos, las características personales, o incluso la personalidad.

Estos elementos se encuentran en la estructura de nuestra comunicación. No en la estructura o las palabras que decimos, sino más bien en cómo decimos lo que decimos.

Una clave para mantener una excelente relación por correo electrónico, es darte cuenta de estos elementos en los mensajes que recibes de otras personas y utilizarlos en tus respuestas. Si haces esto, el receptor tendrá la impresión de que “esta persona es similar a mí”. El resultado es un nivel de comodidad que facilita que haya una conexión fácil.

A continuación te exponemos algunos de los elementos de comunicación que puedes tener en cuenta al contestar un correo electrónico:

1.- Identifica y utiliza el mismo tipo de palabras sensoriales

Es importante distinguir qué canal de lenguaje sensorial utiliza tu interlocutor preferentemente (visual, auditivo o cinestésico), o si hay una mezcla de ellos.

En tu respuesta, utiliza el mismo tipo o tipos de canales sensoriales. A continuación te indicamos algunos ejemplos de respuestas para facilitar la mejora de las relaciones:

Utilizando un tipo de lenguaje “visual”:

“Quiero comer contigo mañana, para ver tu análisis de las previsiones de ventas para el año próximo. Quiero comentarte mis puntos de vista para tu propuesta”.

Posible respuesta:

“Tengo muchas ganas de que nos veamos, comer contigo y poder compartir tus puntos de vista sobre la propuesta”.

Empleando el tipo “auditivo” en el lenguaje:

“He oído que vas a estar en la ciudad el viernes. Espero que podamos reunirnos para comer y comentar el asunto. ¿Qué te parece?”

Posible respuesta:

“Suena muy bien. Conozco un restaurante tranquilo donde podemos hablar. Te llamaré cuando llegue a la ciudad”.

Usando un lenguaje “cinestésico”:

“A mi esposa y a mí nos encantaría que pudieras reunirte con nosotros para repasar nuestros planes de viaje. Esperamos tener unas vacaciones tranquilas y relajantes este año”.

Posible respuesta:

“Me alegra que os hayáis puesto en contacto conmigo. Me encantará conocer vuestros planes y ayudar a concretarlos”.

2.- Longitud de las frases y estilo.

Date cuenta de la longitud de las oraciones. ¿Son cortas y sencillas, o más largas y complejas? Estos dos ejemplos transmiten exactamente la misma información utilizando estructuras diferentes:

Parte introductoria larga: “Yo tengo necesidad de saber si estarás disponible para hacer una reunión el miércoles”.

Mensaje corto y directo: “¿Estarás disponible el miércoles para una reunión?”

3.- Uso de siglas, abreviaturas, argot, emoticones…

Algunas personas suelen abreviar palabras como: “profesor” a “profe”, “mensaje” a “msj”, “que” a “k”, “saludos” como “salu2”; o emoticones de Internet del tipo: 😉 ó xD y los utilizan en los mensajes de correo electrónico.

Para fortalecer la conexión en tu respuesta, utiliza abreviaturas, siglas o emoticones de forma similar a como estaban en el correo inicial.

4.- Saludos y grado de formalidad

Iguala el saludo y la despedida de la firma con alguno que sea igual o similar.

Si recibes un correo electrónico que comienza con Estimado Sr. Perez, utiliza en tu respuesta una forma similar. Si el saludo es informal (“Hola”) adopta ese tono.

Utiliza esta misma regla para firmar la despedida: Un abrazo, Saludos, Gracias… Emplea un formato similar al del correo al que contestas. Si en el mensaje al que estás contestando, el remitente ha incluido información profesional después de su nombre, haz lo mismo con tu respuesta, y organiza la información en un formato similar.

5.- Estructura general

Si alguien te escribe un correo electrónico breve, responde de la misma manera. Si te dan muchos detalles, especifica y precisa tu también de forma similar en tu respuesta.

Observa cómo se presenta la información: ¿Está cada idea en un párrafo diferenciado? ¿Está todo el correo electrónico en un solo párrafo grande?, o bien utiliza ambos métodos.

La clave para una comunicación excelente es tener la flexibilidad para igualar el estilo de la otra persona. Así como no usarías un traje de negocios para ir la playa si todas las personas visten bañador, igualar la estructura de comunicación que utiliza la otra persona, es una poderosa manera de crear conexiones y fomentar una excelente relación por correo.